Tingkatkan Mutu Layanan, DJKI Gelar Audit Internal

Bogor - Sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, dimana hal ini harus dilakukan secara efektif dan efisien, Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) sebagai instansi Pemerintah mempunyai tugas dan fungsi untuk memberikan pelayanan yang baik kepada masyarakat.

Untuk mewujudkan hal tersebut, DJKI menerapkan Sistem Manajemen Mutu Layanan KI berbasis ISO 9001:2015 pada pengelolaan pelayanan publik.

Tahapan yang dilakukan dalam membangun Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2015 di DJKI dimulai dari Perencanaan, Pelaksanaan, dan saat ini sudah masuk di tahap Evaluasi.

Dalam tahapan ini, DJKI telah melaksanakan kegiatan audit internal berdasarkan ISO 19011:2018 yang diawali dengan pelatihan audit internal kepada calon auditor internal DJKI untuk meningkatkan pemahaman dan kompetensinya. 

Selanjutnya, dilakukan pelaksanaan kegiatan audit internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada seluruh proses bisnis DJKI yang didampingi oleh tim BSC Consulting di Hotel Grand Savero Bogor, pada Kamis, 13 Juli 2023.

Audit internal berdasarkan ISO 19011:2018 ini wajib dilaksanakan secara periodik untuk menjaga konsistensi Sistem Manajemen Mutu Layanan KI yang berbasis ISO 9001:2015.

Koordinator Humas Eka Fridayanti menyampaikan bahwa pelaksanaan pelatihan dan pelaksanaan audit internal merupakan upaya untuk memberikan pemahaman kepada calon auditor internal DJKI dalam mengidentifikasi masalah serta mengumpulkan data dukung untuk persiapan menghadapi sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 oleh Badan Sertifikasi. 

“Hari ini sedang dilakukan kegiatan evaluasi layanan KI untuk melihat kesesuaiannya dengan standar ISO 9001:2015 dan menguji efektivitasnya, sehingga sebelum dilaksanakan sertifikasi nanti data dukung yang dibutuhkan sudah lengkap,” jelas Eka.

“Selain itu, dengan adanya audit internal ini apabila terdapat permasalahan atau kekurangan, kita sudah mendapatkan masukan dari tim konsultan yang mendampingi pada hari ini,” tambahnya.

Pada kesempatan yang sama, CEO BSC Consulting Wahyudin Lihawa menjelaskan bahwa mekanisme kegiatan audit internal berupa pengelompokkan kerja untuk masing-masing direktorat dan sekretariat. DJKI dalam hal ini telah menetapkan rencana audit dan auditor internal. Setelah itu, proses audit dilaksanakan pada seluruh proses bisnis yang ada di DJKI dengan beberapa tahapan. 

“Tahapan dalam proses audit disini terdiri dari 3 proses. Pertama, Interview yang tujuannya untuk meminta auditee menjelaskan aktivitasnya, kedua observasi dimaksudkan untuk mengamati aktivitas auditee dan dokumen yang dibawa, terakhir pemeriksaan dokumen dengan mencocokkan aktivitas yang dilakukan auditee dan dokumen kerja, standar layanan, prosedur, dll.,” terang Wahyudin.

Lebih lanjut, Wahyudin menyampaikan bahwa hasil audit bisa mengarah kepada kesesuaian atau ketidaksesuaian kriteria audit pada suatu proses, serta peluang peningkatan di mana terdapat kondisi dipenuhinya kriteria tetapi terdapat suatu peluang untuk menimbulkan ketidaksesuaian atau untuk meningkatkan efektivitas proses. Dari hasil audit yang diperoleh akan dilakukan review untuk menentukan rencana tindak lanjut.

Sebagai informasi, kegiatan audit internal dilakukan dalam rangka persiapan DJKI menuju sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang dapat membantu DJKI menuju World Class IP Office.