Tertib Administrasi, DJKI Gelar Pemusnahan Arsip Untuk Pertama Kalinya

Jakarta - Dalam rangka menjadikan kantor kekayaan intelektual (KI) yang tertib administrasi, Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) menggelar kegiatan Pemusnahan Arsip di Aula DJKI lantai 8, Gedung DJKI Jakarta Selatan, Rabu, 16 Maret 2022.


Pemusnahan arsip ini merupakan kegiatan yang kali pertama dilakukan DJKI. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah resi pos pengiriman dokumen KI Tahun 2012 sebanyak 25.552 berkas dan Surat Pengambilan Sertifikat Paten, Merek, dan Desain Industri serta Surat Pencatatan Ciptaan tahun 2012 sebanyak 5.382 berkas.


“Tujuan pemusnahan arsip antara lain untuk efisiensi dan efektivitas kerja, yang menjadi pertimbangan mendasar dalam pemusnahan arsip yaitu harus memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara,” ujar Sucipto selaku Sekretaris DJKI.


Sucipto beranggapan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan yang mempunyai manfaat sebagai bahan pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori dan identitas serta bahan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, arsip yang diciptakan harus dikelola, dipelihara dan diselamatkan agar arsip dapat dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan publik dan kemaslahatan bangsa. 


“Dalam mengelola arsip, kita harus melaksanakan prinsip 5T dalam bahasa jawa yaitu Toto, Titi, Titis, Tatas, dan Tutug,” ungkapnya. 


Sucipto menjelaskan bahwa Toto merupakan perencanaan yang baik, di mana dalam melakukan pengelolaan arsip harus direncanakan dengan pendokumentasian yang baik. Titi merupakan ketelitian atas apa yang sudah direncanakan. 


Lanjutnya, Titis merupakan perencanaan yang dilaksanakan harus tepat sasaran. Tatas merupakan pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan harus diselesaikan dengan baik. Tutug merupakan kegiatan dilaksanakan paripurna secara menyeluruh, tidak ada hal yang tertinggal. 


“Saya juga berpesan agar arsiparis kita diwadahi serta rencanakan rapat koordinasi arsiparis se-Indonesia, acaranya dalam bentuk awarding  dengan memberikan penghargaan kepada arsiparis terbaik agar terus semangat dalam meningkatkan kinerjanya,” ujar Sucipto. 


Dalam pelaksanaanya, pemusnahan arsip dilaksanakan dengan efektif dengan prosedur yang benar. Hal ini sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa setiap Lembaga Negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undang-undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.


“Semoga kegiatan ini merupakan kegiatan pembuka pintu arsiparis DJKI untuk terus melaksanakan pemusnahan arsip di tahun-tahun selanjutnya mengingat walaupun saat ini semua arsip telah dilakukan secara digital namun arsip yang lama atau telah habis masa simpannya maka perlu dilaksanakan pemusnahan sesuai peraturan yang berlaku,” pungkas Sucipto.