Wujudkan Kualitas Pengelolaan Arsip yang Mudah di Akses, DJKI Gelar FGD

Bandung – Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) menggelar Focus Group Discussion (FGD) Pengelolaan Arsip Dinamis guna meningkatkan kualitas pengelolaan arsip DJKI yang lebih kompatibel dan mudah di akses. Kegiatan ini diadakan di The Papandayan Hotel Bandung pada 25 s.d. 28 September 2023.

Sekretaris Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual yang diwakili oleh Direktur Paten, Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu, dan Rahasia Dagang, Yasmon menjelaskan bahwa salah satu kunci keberhasilan dalam pengelolaan arsip adalah kecepatan dalam mengakses arsip atau dokumen yang kita kelola.

“Pengelolaan arsip saat ini sudah berbasis digital, kecepatan dalam mengakses akan sangat berpengaruh kepada tolak ukur keberhasilan kita dalam mengelolanya, “ tutur Yasmon

Dalam pelaksanaannya, DJKI menghasilkan berbagai macam jenis arsip yang terbagi menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis sendiri merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip, sedangkan arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan karena memiliki nilai guna kesejarahan.

“Arsip yang saat ini dimiliki oleh DJKI harus dikelola secara professional sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku, “ jelas Yasmon

Yasmon melanjutkan, kegiatan ini diselenggarakan untuk menciptakan sebuah SOP kerasipan sebagai bagian dari penerapan ISO 15489-1:2016 yang diharapkan akan mampu meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan.

Senada dengan hal tersebut, Sub Koordinator Persuratan dan Perjalanan Dinas Tria Mulya Khoirunnissa mengatakan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk menciptakan pengelolaan arsip yang lebih baik lagi khususnya di lingkungan DJKI.

“Saya berharap kegiatan ini akan menjadi media untuk meningkatkan pemahaman dan kompetensi para arsiparis di DJKI untuk semakin baik dalam mengelola arsip berbasis digital,“ pungkas Tria

Kegiatan ini diikuti sebanyak 70 (tujuh puluh) peserta, 63 (enam puluh tiga) peserta berasal dari internal di lingkungan DJKI dan 7 (tujuh) peserta berasal dari luar DJKI, antara lain dari Biro Umum, Pusat Data Informasi (Pusdatin) dan Inspektorat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM R.I. 

Dalam FGD ini juga mengundang beberapa narasumber antara lain berasal dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Kementerian PAN dan RB, dan Bank Indonesia.